GOOGLE DOCS

Google Docs (Google Drive)

 El 17 de septiembre de 2007 Google presentó su programa Google Docs que actualmente evoluciona a llamarse Google Drive gracias a los servicios Google Cloud (Nube de Google) para almacenar información en sus servidores. Es un programa gratuito que se utiliza para crear documentos y archivos en línea e incentiva el desarrollo de trabajos colaborativos. Se pueden editar los documentos y compartir los trabajos. 

Para acceder a esta herramienta de colaboración, primero hay que registrarse en el sitio. Hay dos opciones de registración: 

1.- Creando una cuenta de gmail. 

2.- Con la propia cuenta de correo del usuario. Es indistinto el acceso con uno u otro método; sin embargo, crear una cuenta de correo de gmail permitirá concentrar en un solo punto todos los servicios que ofrece Google (crear un blog, crear una agenda o calendario, crear listas de distribución, etc.). Además, el servicio de correo electrónico de Google (denominado gmail) es gratuito, eficiente y contiene múltiples opciones de configuración. También ofrece una muy buena cantidad de espacio para almacenamiento. 

Sitio para acceder a esta herramienta

http://docs.google.com/ Tutorial Google Docs (Google Drive)

1.- Crear una cuenta de gmail Ingresar a la dirección http://www.gmail.com/es → Hacer clic en Crear

 una cuenta. (Create new account) Se abre una ficha para completar: Nombre y apellido – Nombre de registro (será la dirección de la nueva cuenta de e-mail), escribir una y verificar que esté disponible, haciendo clic en Comprobar la disponibilidad.

Escribir la contraseña y volver a escribirla en el recuadro que aparece debajo. Elegir una pregunta secreta y la respuesta.

 Escribir en el recuadro correspondiente los caracteres que aparecen en la imagen. Para finalizar hacer clic en Acepto crear mi cuenta.

¿Cómo empezar?

Veamos dos alternativas para llegar a esta suite de oficina on line:

1. Ingresando a http://docs.google.com Hay que completar los datos de correo electrónico y contraseña y hacer clic en Acceder para ingresar.

 2. Desde nuestra cuenta de gmail en la barra superior del menú, en Documents o Drive, según la versión.

Crear, subir y editar documentos

Crear documentos desde cero Con Google Docs es posible realizar todas las tareas básicas que corresponden al manejo de documentos de oficina, como crear documentos de texto, planillas de cálculo, presentaciones de diapositivas, y añadirles a todos ellos imágenes, comentarios, encuestas, exámenes, entre otras muchas cosas. Una forma de comenzar es cliqueando en CREAR o Create New y seleccionando qué tipo de archivo o carpeta queremos crear.

Subir archivos ya creados

Existe la opción de subir archivos que ya tengamos listos o que estemos preparando en nuestras computadoras. El sistema acepta la mayoría de los formatos de archivo comunes, como .DOC, .XLS, .ODT, .ODS, .RTF, .CSV, .PPT, etcétera. Y en la página principal, se encuentra el botón Subir o Upload. Es el botón que está al lado de la opción de CREAR. (La página principal quedará minimizada en la barra de Tareas).

Compartir documentos

 Con este sistema es posible colaborar en la edición de un documento.

 ¿Cómo? Cuando estamos editando un documento, arriba a la derecha aparece un botón que dice Compartir, y que despliega una serie de opciones, como Invitar a usuarios, Enviar por correo electrónico el documento, Publicarlo como una página web, Ver quién tiene acceso, etcétera. Si en cambio elegimos en el menú Compartir, Publicar como una página web veremos que se despliega otra ventana donde se abre la posibilidad de publicar el documento, y también de automatizar la publicación de las actualizaciones. Seleccionando la casilla correspondiente, el sistema se encarga de volver a publicar automáticamente cada vez que realizamos algún cambio a través de la edición de un documento. En el modo de archivo compartido Google Docs ofrece la opción de trabajar de manera sincrónica (en tiempo real) con las personas con las que se haya compartido el documento, lo que facilita la colaboración a distancia entre usuarios pudiendo editar en tiempo real imágenes, textos, links, formato de documento, etc.

Editar y acceder desde cualquier parte

No es necesario descargar nada: es posible acceder a los documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde cualquier equipo que tenga conexión a internet y un navegador estándar. Almacenar trabajos de forma segura

Con el almacenamiento en línea y la función de guardado automático ya no habrá que temer que falle el disco duro local o que haya un apagón.

Eso es ya una ventaja cualitativa respecto de cualquier otro sistema local (es decir, que se ejecuta en una sola máquina o en una red de máquinas).

Guardar y exportar copias fácilmente

También es posible guardar documentos y hojas de cálculo en un equipo cualquiera (en nuestro trabajo, en nuestro hogar), en formato .DOC, .XLS, .CSV, .ODS, .ODT, .PDF, .RTF o .HTML. Así, cualquier trabajo realizado en línea puede ser bajado a nuestra máquina para retrabajarlo, o imprimirlo sin necesidad de conexión a internet

¿Pero qué puede hacerse exactamente con Google Docs?

A continuación detallamos qué es posible hacer con documentos, hojas de cálculo y presentaciones: Con los documentos

  Subir documentos de Word, OpenOffice, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde el principio);

 Utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que ves es lo que obtienes) para dar formato a los documentos, revisar la ortografía, etcétera;

 Invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que puedan editar o ver los documentos y hojas de cálculo;

 Editar documentos on line en forma colaborativa con otras personas;

 Ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo y volver a cualquier versión;

 Publicar documentos on line para que estén disponibles para todo el mundo, como páginas web o como documentos publicados en un blog;

 Descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, de OpenOffice, RTF, PDF, HTML o ZIP;

 Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.

¿Con qué requisitos técnicos es preciso contar para poder trabajar con Google Docs?

 Aquí tenemos una lista de los navegadores y sistemas operativos compatibles con Google Docs (la "X" significa que Docs debe funcionar con dicha combinación). Navegadores compatibles